Para organizar las consultas de una academia, registra qué curso interesa, qué horario encaja y cuál es el siguiente contacto acordado. Esta agenda en Excel gratuita reúne consultas, clases de prueba y seguimiento en una sola tabla. Al introducir una fecha de revisión, señala qué gestiones son para hoy, cuáles están atrasadas y cuáles ya están cerradas.
Está pensada para pequeñas academias de idiomas y formación de adultos que todavía coordinan estas tareas entre una libreta, llamadas y mensajes. No matricula ni envía mensajes: te ayuda a ver qué debes hacer y a no depender de la memoria.
Descarga la agenda de consultas para academias
Descargar Excel gratis de consultas y clases de prueba. Recibirás un único archivo con dos pestañas: «Tus consultas», con 20 filas disponibles, y «Ejemplo», con cuatro casos ficticios. Incluye filtros, estados desplegables y una columna de avisos calculados. No tiene macros ni conexiones a servicios de pago.
1. Registra una consulta con un siguiente paso
Una fila debe representar una consulta concreta. Usa un código, como A-001, y conserva el teléfono o email en tu agenda habitual. Completa curso y nivel orientativo, canal acordado, disponibilidad y, cuando esté confirmada, la fecha y hora de la prueba. Evita escribir «contactar» sin más: «proponer dos horarios» o «confirmar asistencia» te permite actuar sin reconstruir toda la conversación.
Si una persona consulta por varios cursos, decide si necesita seguimientos distintos. Usa códigos diferenciados cuando las acciones o fechas sean diferentes. La hoja está diseñada para formación de adultos; no incluyas datos de menores ni información sensible.
2. Mira qué toca hacer hoy
Cambia la celda B4 por la fecha de revisión. El ejemplo usa el 23 de octubre de 2026 para que puedas reproducir los resultados. Después filtra la columna «Aviso»:
- Hoy: el próximo contacto coincide con B4.
- Atrasado: su fecha ya ha pasado.
- Próximo: el contacto está previsto para más adelante.
- Completa estado, Define acción o Pon fecha: falta un dato necesario.
- Cerrado: el estado es «Matriculado» o «No continúa».
La fecha no se actualiza sola y el archivo no manda avisos externos. Esa decisión permite revisar también un día concreto: al cambiar B4, cambian los resultados de la tabla.
3. Prueba el ejemplo antes de usar tu agenda
A-001 pregunta por inglés B1 para adultos, puede acudir martes y jueves a las 19:00 y tiene una prueba el 26 de octubre. Su siguiente paso es confirmar asistencia el 23 de octubre: aparece «Hoy». A-002 esperaba una propuesta de horarios el día 22 y aparece «Atrasado». A-003 tiene seguimiento el día 26 y figura como «Próximo». A-004 está matriculado y queda «Cerrado».
4. Actualiza después de cada conversación
Al terminar una llamada, cambia el estado, la fecha del último contacto y la siguiente acción. Si se confirma la matrícula, selecciona «Matriculado». Si la persona decide no continuar, marca «No continúa». No dejes una fecha antigua abierta si ya has atendido la consulta. Filtra y ordena desde las cabeceras de la tabla para mantener cada fila completa.
Tres prompts de IA para tareas reales de recepción
La IA puede ayudarte con la redacción; tú confirmas plazas, precios y horarios. Copia únicamente datos operativos, sin nombres ni contactos.
Confirmar una clase de prueba
Redacta un mensaje de hasta 60 palabras para una persona adulta interesada en [curso]. Prueba confirmada: [fecha y hora]. Lugar: [dato verificado]. Debe traer: [solo si procede]. Pide que confirme asistencia. No inventes plazas, precios ni requisitos. Si falta fecha o lugar, indícame qué debo completar antes de enviar.
Responder cuando el horario no encaja
Necesito responder a una consulta de [curso]. La persona puede [disponibilidad] y las opciones reales son [horarios confirmados]. Propón un mensaje cercano de hasta 70 palabras. Si no hay coincidencia, reconócelo y pregunta si quiere conocer futuras opciones. No prometas abrir grupos ni inventes disponibilidad.
Hacer seguimiento después de la prueba
Redacta un seguimiento breve después de una clase de prueba de [curso]. Próximo paso real: [acción]. Datos que puedo confirmar: [datos]. Pregunta si necesita resolver alguna duda antes de decidir. No uses presión, plazas ficticias ni descuentos inventados. Devuelve un mensaje y una lista de datos que debo revisar.
Preguntas sobre el Excel
¿Sirve como CRM completo?
No. Es una agenda sencilla de 20 consultas por archivo. No gestiona cobros, asistencia ni expedientes. Si varias personas deben editar a la vez, necesitarás organizar una única copia compartida con permisos adecuados.
¿Puedo borrar las filas de ejemplo?
Trabaja directamente en «Tus consultas»: ya está vacía. Conserva «Ejemplo» como referencia y no escribas sobre las fórmulas de la columna J.
¿Qué consigo hoy con este archivo?
Pasar tus consultas activas a una tabla, asignar una acción y una fecha a cada una y filtrar las que necesitan respuesta. Empieza con cinco consultas reales, no con una carga masiva de datos.
Descarga el Excel y deja preparado el siguiente contacto de tus cinco consultas abiertas. Encontrarás más plantillas gratuitas para negocios y puedes contarnos qué tarea necesita simplificar tu empresa.
