Para convertir notas de reunión en tareas con IA, separa decisiones y propuestas, pide una tabla de acciones con responsable y fecha, y comprueba cada fila contra las notas originales. Lo que no esté acordado debe quedar «POR CONFIRMAR». La IA ayuda a ordenar; el equipo confirma los compromisos.
Porque terminar una reunión con «lo vemos» puede ser el principio de otra reunión. En TEKO hemos preparado una plantilla PDF gratis y editable para pasar de apuntes dispersos a un siguiente paso claro.
1. Prepara las notas sin añadir información
Escribe la fecha completa, el objetivo y lo que realmente se dijo. Separa quién propuso algo de quién aceptó hacerlo. Sustituye nombres de clientes y datos confidenciales por referencias genéricas antes de llevarlos a una herramienta de IA. Para practicar, utiliza el ejemplo ficticio de la plantilla.
No necesitas una transcripción perfecta. Sí necesitas conservar las frases que justifican las decisiones. «Podríamos publicar el martes» no equivale a «publicaremos el martes».
2. Usa un prompt que permita dejar huecos
Organiza estas notas usando únicamente su contenido. Contexto: [objetivo]. Fecha: [fecha completa]. Separa decisiones aprobadas, propuestas y preguntas abiertas. Crea una tabla con acción, responsable explícito, plazo explícito, cita de evidencia y duda pendiente. No inventes acuerdos, personas, fechas ni cifras. Cuando falte un dato escribe POR CONFIRMAR. Mantén las propuestas fuera de los compromisos. Termina con un resumen de un máximo de 80 palabras y las preguntas que debemos resolver. Comprueba cada fila contra las notas antes de responder. Notas: [pegar notas revisadas].
Un resultado lleno de casillas no es necesariamente mejor. Un «POR CONFIRMAR» honesto evita repartir tareas que nadie aceptó.
3. Revisa un ejemplo, fila por fila
Ejemplo ficticio, reunión del 21 de octubre de 2026: Ana enviará el borrador de la newsletter el 23 de octubre. Luis revisará los enlaces después de recibirlo. Se propone publicar el 27 de octubre, pero todavía no se aprueba. Falta decidir quién buscará la imagen.
- Enviar el borrador: Ana, 23 de octubre de 2026. Es un compromiso explícito.
- Revisar enlaces: Luis. La dependencia está clara; la fecha concreta sigue por confirmar.
- Publicar el 27: propuesta pendiente, no compromiso.
- Buscar imagen: responsable y plazo por confirmar.
Si la IA asigna la imagen a Luis o convierte el día 27 en fecha aprobada, corrígelo. Conserva la frase de origen junto a cada tarea: es la manera más sencilla de detectar esas suposiciones.
4. Confirma antes de repartir trabajo
Comparte el resumen revisado con las personas implicadas. Pide que confirmen responsables y fechas pendientes. Después traslada las tareas acordadas a la herramienta que ya utilicéis. Este proceso no envía mensajes ni crea tareas automáticamente.
Qué incluye el PDF gratis
Un único archivo de cuatro páginas: guía, prompt adaptable, ejemplo completo y seis campos editables. Descárgalo, ábrelo en un lector de PDF compatible con formularios, completa los campos y guarda una copia. También puedes imprimirlo y rellenarlo a mano.
¿La IA puede redactar el acta definitiva? Puede ayudarte con un borrador. La revisión de lo que se acordó sigue siendo del equipo. ¿Y si las notas se contradicen? Conserva la duda y pregunta; no pidas al modelo que elija una versión.
Recurso y método originales de TEKO Agency. Ejemplo ficticio con fines didácticos. Más recursos gratuitos de TEKO.
Descarga el PDF gratis y prueba el proceso en tu próxima reunión. Empieza por una sola tarea: acción, responsable, fecha y evidencia.
